Productor Ejecutivo de Eventos

Tipo de empresa: Agencia de eventos / BTL / experiencias de marca

Propósito del cargo

Planificar, coordinar y ejecutar la producción de eventos de la agencia, garantizando la correcta implementación de los proyectos desde su planificación hasta su montaje y cierre, mediante la gestión eficiente de proveedores, locaciones, recursos técnicos y logística, asegurando calidad, cumplimiento de tiempos y control operativo.

Responsabilidades principales

1. Producción y ejecución de eventos

• Liderar la planeación operativa de los eventos asignados.
• Coordinar el proceso de montaje, operación y desmontaje de cada evento.
• Garantizar que la ejecución del evento cumpla con el concepto creativo aprobado.
• Supervisar en sitio el correcto desarrollo de la producción.

2. Gestión de proveedores

• Identificar, contactar y coordinar proveedores necesarios para cada proyecto.
• Solicitar cotizaciones para servicios y elementos de producción.
• Evaluar propuestas de proveedores en términos de costo, calidad y tiempos.
• Gestionar la contratación operativa de proveedores en coordinación con el área de compras.

3. Coordinación con locaciones

• Establecer comunicación con las locaciones donde se desarrollarán los eventos.
• Gestionar permisos, accesos y requerimientos técnicos del espacio.
• Coordinar horarios de montaje, desmontaje y operación.
• Verificar condiciones logísticas y técnicas del lugar.

4. Control de inventario

• Administrar el inventario de materiales, equipos y elementos de producción de la agencia.
• Llevar registro de entradas, salidas y estado del inventario.
• Garantizar el adecuado almacenamiento y mantenimiento de los elementos.
• Identificar necesidades de reposición o actualización del inventario.

5. Presupuestos y cotizaciones

• Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores.
• Proponer alternativas de producción optimizando costos.
• Entregar información técnica y de costos al área de compras para procesos de contratación.

6. Comunicación interna

• Mantener comunicación permanente con los ejecutivos de cuenta y el equipo creativo.
• Informar avances, riesgos y necesidades del proyecto.
• Participar en reuniones de planificación y seguimiento de proyectos.
• Traducir requerimientos creativos en necesidades operativas.

Responsabilidades adicionales (muy importantes en agencias)

Planeación logística

• Elaborar cronogramas de producción y montaje.
• Coordinar transporte, almacenamiento y entrega de materiales.

Gestión de riesgos

• Anticipar posibles contingencias técnicas o logísticas.
• Proponer soluciones para garantizar la continuidad del evento.

Control de calidad

• Verificar que proveedores cumplan los estándares acordados.
• Supervisar acabados, montajes y detalles técnicos.

Gestión documental

• Mantener registros de proveedores, cotizaciones y contratos.
• Documentar aprendizajes y mejoras después de cada evento.

Perfil del candidato

Formación

Profesional o tecnólogo en:

• producción de eventos
• comunicación
• administración
• logística
• producción audiovisual
• áreas afines

Experiencia

3 a 6 años en:

• producción de eventos
• coordinación logística
• gestión de proveedores
• montaje de eventos corporativos o experiencias de marca

Conocimientos técnicos

• producción técnica de eventos
• logística de montajes
• manejo de proveedores
• presupuestos y cotizaciones
• inventarios

Habilidades clave

Operativas

• organización logística
• gestión de proyectos
• control de tiempos

Interpersonales

• negociación con proveedores
• comunicación efectiva
• liderazgo operativo

Personales

• capacidad de reacción ante imprevistos
• orientación al detalle
• manejo de presión

Indicadores de desempeño (KPIs)

• cumplimiento de cronogramas de montaje
• control del presupuesto de producción
• calidad de ejecución del evento
• cumplimiento de proveedores
• control del inventario de producción
• satisfacción del cliente y del equipo interno

Características ideales del perfil

• persona muy resolutiva
• alto nivel de organización
• buena capacidad de negociación
• experiencia real en campo (montajes)