Coordinador/a de Proyectos y Administración

¿Quiénes somos?

Japi Jipi es una agencia de comunicación y creatividad especializada en el sector salud y farmacéutico. Trabajamos con marcas que importan — ayudamos a comunicar ciencia, innovación y cuidado de una manera que realmente llega a la gente.

Somos un equipo pequeño, exigente y con mucho criterio. Acá no hay burocracia innecesaria — lo que importa es que las cosas pasen bien y a tiempo.

El cargo

Buscamos una persona que sea el centro de operaciones de la agencia: alguien que tenga los proyectos bajo control, que los equipos sepan qué sigue, y que los procesos administrativos no se nos caigan.

Es un rol dual — mitad coordinación de proyectos, mitad administración — y es clave para que el equipo creativo y comercial pueda enfocarse en lo que mejor hace.

Lo que harás

Coordinación de proyectos (60%)

• Llevar el tráfico de todos los proyectos activos de la agencia: fechas, entregables, responsables
• Hacer seguimiento diario entre el equipo creativo (diseño, copy) y el área de cuentas
• Mantener actualizados los tableros y cronogramas de proyectos
• Ser el punto de contacto con clientes en temas de avance y logística de entregables
• Anticipar cuellos de botella antes de que se conviertan en incendios

Administración (40%)

• Procesar la nómina mensual en miplanilla.com (PILA, 7 personas entre nómina y contratistas)
• Preparar facturas en Siigo para revisión y aprobación del CEO antes de emitir
• Llevar el control de dotaciones, fechas de SST y documentación de cumplimiento laboral
• Gestionar los trámites de ingreso y retiro de colaboradores
• Hacer seguimiento a pagos y coordinar con el contador externo cuando se requiera

Lo que buscamos

• 1 a 3 años de experiencia en agencias, empresas de servicios o roles similares
• Capacidad real de manejar varios proyectos al mismo tiempo sin perder el hilo
• Orden, proactividad y criterio para priorizar sin que te lo digan todo
• Familiaridad con herramientas de gestión (cualquier herramienta — lo importante es que tengas el hábito)
• Manejo de Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar)
• Conocimiento básico de procesos administrativos colombianos (PILA, facturación electrónica) — no tienes que ser experto/a, pero no puede ser algo completamente nuevo
• Excelente comunicación escrita

Puntos que suman (no obligatorios)

• Experiencia en agencias de publicidad, comunicación o marketing
• Haber manejado Siigo u otro software de facturación electrónica
• Conocimiento del sector salud o farmacéutico
• Ingles

Condiciones

• Modalidad: Prestación de servicios (contrato por honorarios)
• Dedicación: Tiempo completo
• Lugar: Bogotá (modalidad híbrida)
• Remuneración: $2.000.000 – $2.500.000 según experiencia
• Inicio: Agosto 2026